購入したDocStand商品を、探しやすく・説明しやすくするためのAI活用マニュアルです
DocStandでマニュアル、規程、様式を購入しても、必要なときに「どこに何が書いてあるか」を探すのに時間がかかることがあります。
本商品は、購入済みのDocStand商品をAIに読み込ませ、必要な箇所の検索、職員研修での説明、監査前の確認に使いやすくするための補助マニュアルです。
一般的なAIツールの紹介ではありません。DocStandの商品群を園内で使い続けるための、実務向けの使い方に絞っています。
AIを使うと、何が楽になるのか
AIに判断を任せるのではありません。購入した文書の中から、必要な情報を探す手助けとして使います。
探す時間を減らす
「苦情対応はどこに書いてある？」などを確認しやすくします。
職員に説明しやすくする
長いマニュアルを、研修用の順番や要点に整理しやすくします。
監査前に見直しやすくする
必要書類や確認項目を、購入済み文書から洗い出しやすくします。
属人化を減らす
園長や主任だけが知っている状態から、職員が確認しやすい状態に近づけます。
この商品でできること
- DocStandで購入した文書を、AIで検索しやすい形に整理する
- 職員研修で説明する順番や要点を整理する
- 監査前に確認する項目を洗い出す
- AI回答をそのまま使わないための確認方法を整理する
- 個人情報を含む資料を読み込ませないための確認表を使う
使い方は3ステップです
1
読み込ませるDocStand商品を選ぶ
マニュアル、規程、様式など、使いたい商品を整理します。
2
個人情報が入っていないか確認する
園児名、保護者情報、職員情報、相談記録などは原則読み込ませません。
3
質問して、原文で確認する
AIの回答は下書き・整理用として使い、必ず元の文書を確認します。
たとえば、こんな使い方ができます
- 「安全計画の職員研修で説明する順番を整理してください」
- 「監査前に確認する記録を一覧にしてください」
- 「このマニュアルの中で、保護者対応に関係する部分を教えてください」
- 「新任職員に説明するために、重要なポイントを短くまとめてください」
実際に使う際は、必ずDocStand商品の原文と照合してください。
大切な注意
AIは、園長・主任・職員の判断を代わりに行うものではありません。 回答がもっともらしく見えても、内容がずれている場合があります。
- 園児名簿、保護者連絡先、健康情報、職員情報、相談記録などは原則読み込ませないでください。
- 保護者への文面、規程改定、監査回答にそのまま使わないでください。
- 最終的には、元の文書、園の実情、自治体の指導を確認してください。
収録内容
| No | ファイル名 | 内容 |
|---|---|---|
| 01 | DocStand商品AI活用マニュアル.docx | 本体ガイド |
| 02 | 読み込ませる資料整理シート.xlsx | 利用するDocStand文書の整理 |
| 03 | アップロード可否確認表.xlsx | 読み込ませる資料の可否確認 |
| 04 | 質問例一覧.docx | 検索・研修・監査前確認の質問例 |
| 05 | AI回答確認チェックリスト.docx | AI回答をそのまま使わないための確認表 |
| 06 | README.docx | 使い方・注意事項 |
この商品に含まれないこと
- AIツールの比較・紹介
- AIアカウントの設定代行
- 園別の読み込み作業
- 個別プロンプト作成
- AI回答の正確性保証